REGULAMENTUL OFICIAL AL EVENIMENTULUI “Bucharest Gaming Week” 11-12 OCTOMBRIE 2025 Romexpo
Prezentul regulament se aplică evenimentului “Bucharest Gaming Week” organizat de de PUBLIC RELATIONS PEOPLE SRL, C.I.F.: RO RO16217147, Nr. Registru Comertului: J/2004/003757406, adresa: STR CALOTESTI, NR.2, CAMERA 5, ET.3, AP.4Oras: SECTOR 3, BS1 30593, București, România, în parteneriat cu Asociația Gaming Week, denumit în continuare Organizator, și definește regulile pe care fiecare participant la “Bucharest Gaming Week” trebuie să le respecte, precum și drepturile și obligațiile Organizatorului și ale Participantului (persoana care participa la Eveniment ca urmare a cumpararii unui bilet, obținerii unei invitații din partea Organizatorului sau beneficiarul accesului liber)
“Bucharest Gaming Week” (denumit în prezentul și Evenimentul) se va desfășura în perioada 11-12 Octombrie 2025, la Romexpo, Pavilionul Central. (în continuare, Locația).
Respectarea acestui REGULAMENT este obligatorie pentru toate persoanele prezente la “Bucharest Gaming Week”. În cazul nerespectării acestuia, Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza intrarea persoanelor în cauză în locația evenimentului sau excluderea de la Eveniment, caz în care contravaloarea biletului nu se restituie.
Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica acest regulament atunci când se impune, iar orice modificare va fi afisată la următorul link: https://www.bucharestgamingweek.ro/regulamentul-oficial-al-evenimentului/
Prezentul Regulament cuprinde drepturile și obligațiile ce decurg dîn participarea la Eveniment și relațiile care se stabilesc între Organizator și Participanți cu ocazia Evenimentului, aceștia din urmă fiind obligați să îl respecte.
Atât prin cumpărarea de bilet, cât și exclusiv prin participarea la Bucharest Gaming Week, Participanții acceptă și sunt de acord cu condițiile Organizatorului de a controla respectarea prezentelor condiții.
Prîn cumpararea unui bilet, Participantul se obligă să respecte prezentul Regulament. Acesta se aplică de asemenea oricărui Participant, indiferent de modul de acces la eveniment. Față de participanții neautorizati, Organizatorul nu are nicio obligație.
BILETE
Accesul la eveniment se face pe baza de bilet. Biletul în baza căruia se va face accesul trebuie păstrat pe toată durata evenimentului. Biletele pot fi achizitionate doar pentru una dintre zilele de desfășurare a Evenimentului sau pentru toate zilele de desfășurare a Bucharest Gaming Week (abonament)
Biletele pot fi achiziționate online de pe site-ul .
Garantăm doar valabilitatea biletelor cumpărate prîn partenerii enumerați mai sus.
Este strict interzisă revânzarea sau cumpărarea biletelor sau a invitațiilor.Un bilet este valabil pentru o șingură persoană. Biletele cumpărate nu pot fi înlocuite, iar contravaloarea lor nu poate fi restituită. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica prețul biletelor fără o înștiințare prealabilă.
ACCES
Accesul copiilor cu vârstă mai mica de 7 (șapte) ani este gratuit.
Accesul minorilor cu vârsta mai mica de 16 ani este permis doar daca sunt insotiti de un parinte/tutore sau o alta persoana adultă și sunt supravegheați în permanență de către acesta/ aceștia.
La cererea persoanelor responsabile cu siguranța și securitatea Evenimentului, însoțitorul are obligația să prezinte documente care atestă vârsta minorului (certificat naștere, carnet de elev, pașaport sau orice alt document care conține poza minorului).
Persoanele cu dizabilități încadrate într-o categorie de handicap beneficiază de acces gratuit. Pentru a beneficia de gratuitate, adulții cu dizabilități trebuie să prezinte actul de identitate și actele doveditoare corespunzătoare.
Copiii cu handicap precum şi persoana care îl însoţeşte beneficiază de intrare gratuită pe baza prezentării actelor doveditoare corespunzătoare.
PARTICIPAREA
Participarea adulților și a minorilor însoțiți de către părinti/tutore legal sau o alta persoana adultă la eveniment se face pe propria răspundere, respectiv pe răspunderea adulțillor care îi însoțesc, inclușiv cu privire la următoarele:
- a) persoanele cu boli psihice sau fizice pentru care zonele aglomerate, zgomotele puternice, efecte speciale sonore, vizuale și audio, reprezintă risc își asumă întreaga răspundere pentru prejudiciile pe care le-ar putea suferi prîn participarea la eveniment.
- b) pentru zonele de joacă, distracție, interactiune și alte asemenea zone dîn Locația Evenimentului, participanții adulți (părinți, bunici, alte rude sau tutori) se vor așigura că minorii pe care îi însoțesc dețîn condiția fizică și pșihică pentru participare.
Derularea Evenimentului poate include efecte de lumină și sunet puternice care ar putea dauna copiilor sau persoanelor epileptice, sensibile sau cu anumite afectiuni. Organizatorul nu își asumă nici o răspundere pentru vătămarile sau prejudiciile materiale/fizice și morale astfel suferite de Participanți.
INTERDICȚII
ESTE INTERZIS:
- Este interzis accesul cu lichide de orice fel, atata timp cat nu sunt medicamente sau lichide cu prescriptie medicala.
- Accesul cu arme sau orice alte obiecte ce pot fi conșiderate periculoase sau arme albe sau alte obiecte care reprezintă pericol public;
- Accesul cu recipiente de sticlă, materiale inflamabile, substanțe toxice sau periculoase;
- Comercializarea de produse în zonele evenimentului fără acordul Organizatorului;
- Consumul de alcool, droguri/substanțe interzise
- Obiecte contondente, articole pirotehnice;
- Accesul cu animale;
Această listă nu este una exhaustivă. Organizatorul are dreptul de a interzice accesul în Locație în măsura în care obiectul deținut de Participant ar putea să pericliteze siguranța altor participanți sau ar prezenta un pericol pentru desfășurarea în condiții de siguranță a Evenimentului.
REGULI DE CONDUITĂ
Toți Participanții trebuie să respecte normele de conduita, regulile sociale, legile în vigoare și prevederile prezentuluil Regulament. Participanților nu le este permis să desfășoare niciun fel de activități care ar putea să pună în pericol sau să afecteze în orice mod șiguranța sau drepturile celorlalți participanți.
Organizatorul nu își asumă răspunderea pentru eventualele prejudicii (materiale sau morale) cauzate prîn nerespectarea Regulamentului și va putea solicita despăgubiri persoanelor vinovate de încălcarea acestuia.
Participanții sunt obligați ca în Locația evenimentului, să respecte indicațiile Organizatorului, să aibă un comportament corespunzător, să nu producă daune sau stricăciuni Locației, dotarilor acesteia, standurilor, aparaturii sau instalatiilor existente în locație, sau oricaror altor bunuri, în caz contrar Participantul urmand a fi singur răspunzător pentru oricare și toate prejudiciile produse Locației, Organizatorului, Partenerilor, Sponsorilor sau oricăror altor persoane fizice sau juridice prezente la Bucharest Gaming Week.
Organizatorul are dreptul, cu efect imediat, de a interzice accesul unui participant în incinta spațiului de desfășurare a Evenimentului sau de lua măsuri pentru ca participantul să părăsească Locația, în cazul încălcării prezentului regulament sau a unei legi în vigoare dîn România, fără ca participantul să aibă dreptul la restituirea contravalorii biletului.
De asemenea, Participantul are obligația sa se supuna oricăror reguli de conduită sau interdicții aplicabile și/sau impuse de către persoanele responsabile de administrarea, paza, siguranța Locației.
VIDEO / FOTO. PRELUCRAREA DE DATE PERSONALE
Este INTERZIS accesul în locația Evenimentului fără autorizația Organizatorului cu camere video profeșionale și semi-profeșionale, inclușiv camere foto ce dețîn obiectiv detașabil. Posesorii unor astfel de echipamente sunt obligați să se supună predării acestora în custodie temporară.
Organizatorului și alte persoane care au acceptul Organizatorului au dreptul de a înregistra și fotografia evenimentul și de a utiliza aceste inregistrari. Prin achiziționarea biletului și participarea la Eveniment, Participanții iși dau acordul pentru poșibila includere a imaginii/portretului și/sau a vocii lor în filmările ce vor fi realizate în locația Evenimentului. Participanții se declara de acord cu aceste inregistrari care pot cuprinde date personale ce le apartîn și nu vor avea nicio prețenție față de Organizator.
Astfel, pe durata evenimentului, Organizatorul, presa acreditată, sponsorii Evenimentului, entitățile participante la Eveniment și invitații lor, alte terțe părți cu acordul Organizatorului, vor realiza înregistrari audio și video și/sau fotografii și/sau transmișii live dîn timpul Evenimentului în care pot fi cuprinse imagini și voci ale artiștilor prezenți la eveniment, momentele dîn cadrul „Bucharest Gaming Week” dar și imaginea/portretul și/sau vocea Participanților (inclusiv ale copiilor). Aceste imagini vor fi utilizate și difuzate public, în orice media, inclusiv în mediu online, în scop de informare, promovare, reclama și publicitate. Participanții se declara de acord cu aceasta prelucrare și utilizare a datelor lor personale.
Participanții la Eveniment înteleg că datele cu caracter personal constând în imaginea proprie și voce vor fi astfel colectate și prelucrate în scopul mediatizării evenimentului, în scopul promovarii/publicității Bucharest Gaming Week , a Organizatorului, a partenerilor, sponsorilor, invitatilor, inclușiv pentru publicitatea ce va fi facută pentru evenimente viitoare.
Prin urmare, toți Vizitatorii, în virtutea participării lor la Eveniment, acordă Organizatorului,, permisiunea expresă pentru înregistrarea și publicarea imaginii, înfățișării și acțiunilor lor. Persoana care face înregistrările conform regulilor sus-menționate va obține drepturi de folosință transferabile și exclusive care sunt restricționate ca timp, amplasare geografică și formă de utilizare, orice prezentare a respectivelor imagini trebuind să fie însă în legătură cu Evenimentul.
Organizatorul și persoanele autorizate de Organizatorul au dreptul nerestricționat de a obține profit, de a utiliza (în special în scopul promovării Evenimentului), de a copia, de a publica, de a difuza public și distribui astfel de înregistrări ale Participanților, fără a fi necesar să îi plătească pentru aceasta.
Participanții iau notă în mod expres de faptul că Organizatorul poate înregistra Evenimentul, poate copia înregistrările și le poate distribui prin mijloace purtătoare de imagine, le poate difuza sau le poate face publice în alt mod și poate face acest lucru în mod repetat, inclusiv prin informarea publicului cu privire la Eveniment, prin mijloace de transmisie a datelor prin cablu sau prin orice alte mijloace (de ex. prîn YouTube), astfel încât membrii publicului să poată alege individual locul și ora de acces.
Participanții nu au dreptul, în limitele prevederilor legale, să ridice pretenții împotriva Organizatorul în legătură cu înregistrările și publicarea lor conform celor prevăzute mai sus.
Organizatorul înregistrează audio-video evenimentele sale și pentru a păstra o arhivă a evenimentelor sale.
Prelucrarea înregistrărilor audio-video și a imaginilor se realizează în interesul legitim al Organizatorului, fiind avute în vedere și respectate drepturile persoanelor vizate, în special ale minorilor.
Participantul ia la cunostinta ca Organizatorul este responsabil doar pentru propriile prelucrări de date personale în scopurile mai sus arătate și nu are nicio responsabilitate pentru înregistrările audio – video, fotografiile sau difuzarea live a imaginilor realizate de către orice alta persoana fizica sau juridica prezenta la Eveniment. Organizatorul nu are nicio obligație și nicio responsabilitate în legătură cu prelucrarea datelor personale realizata de terte parti, indiferent dacă au avut sau nu acordul Organizatorului pentru a capta, stoca și utiliza imagini din timpul desfășurării Evenimentului.
Organizatorul are dreptul de a foloși materialele foto și audio-video, de a le publica în orice media, inclusiv pe internet (ex. Facebook, YouTube, site-urile Organizatorului) și de a le utiliza în campanii publicitare/ de promovare/de informare fără a compensa în vreun fel Participantul și fara ca acesta sa ridice prețenții cu privire la aceasta utilizare.
Pe perioada evenimentului, partenerii și sponsorii Evenimentului, expozanti, alte entitati care au permișiunea Organizatorului sau presa acreditată au dreptul de a înregistra și fotografia evenimentul. Participanții iau la cunostință că există poșibilitatea de a apărea în astfel de materiale, fără a putea emite prețenții asupra drepturilor cu privire la respectivele materiale. Aceștia au dreptul de a foloși aceste materiale, de a le publica pe diverse canale (ex. Facebook, YouTube, șite-urile proprii și) și de a le utiliza în campanii publicitare fără a compensa în vreun fel participantul.
Participanții iau la cunostință că, în incinta spațiului de desfășurare a evenimentului, este interzisă orice activitate comercială sau de publicitate fără acordul scris al Organizatorului.
Organizatorul se obligă să prelucreze datele furnizate în scopul prevăzut în prezentul Regulament Oficial și cu respectarea prevederilor GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679.
Participanților le sunt garantate drepturile prevăzute de lege privind protecția datelor cu caracter personal. În calitate de persoană vizată, participantul care a furnizat datele sale cu caracter personal poate contacta Organizatorul (denumit în continuare Operatorul), în orice moment și în mod gratuit, cu o notificare, folosind datele de contact menționate în prezentul regulament, în vederea exercitării drepturilor sale prevăzute de lege.
În calitate de persoană vizată, în conformitate cu prevederile Regulamentului, drepturile pe care le aveți sunt următoarele:
(1) Dreptul de a fi informat;
(2) Dreptul la rectificare;
(3) Dreptul la ştergere;
(4) Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor;
(5) Dreptul la portabilitatea datelor
(6) Dreptul la opoziţie
(7) Dreptul de a retrage consimțământul
(8) Dreptul de a adresa o plângere autorității de supraveghere. În situația în care apreciaţi că Operatorul nu a răspuns solicitării dvs. de a rezolva o problemă specifică, aveţi dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Perioada de stocare a datelor cu caracter personal
În funcție de scopul prelucrării, vom păstra datele pe toată durata necesară îndeplinirii drepturilor și obligațiilor asumate prin prezentul Regulament sau până la data retragerii acordului sau atât timp cât legea prevede obligaţia păstrării acestor date.
În cazul în care aveți întrebări cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal sau dacă doriți să vă exercitați drepturile sau dacă aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați trimițând o cerere la adresa de e-mail contact@bucharestgamingweek.ro
LIMITAREA RĂSPUNDERII ORGANIZATORULUI ȘI FORȚA MAJORĂ
În cadrul Evenimentului, Organizatorul poate efectua modificări ale programului (artistic, organizatoric, etc.) în mod unilateral, în funcție de diverse situații ce pot apărea pe parcurs.
Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica, restructura și dezvolta Evenimentul, Participanții nu au dreptul să ridice pretenții împotriva Organizatorul cu privire la respectivele modificări, restructurări sau dezvoltări ulterioare.
Organizatorul nu va garanta Participanților disponibilitatea,, conținutul, calitatea, cantitatea sau durata momentelor și/sau prezenta persoanelor anunțate în programul Evenimentului.
În cazul în care autoritățile solicită suspendarea sau închiderea Evenimentului de către Organizator din motive de caz fortuit sau forța majoră, Evenimentul sau o parte a acestuia vor fi anulate/suspendate, iar Organizatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru încheierea /suspendarea acestuia.
Participanții iau notă în mod expres de faptul că pot achiziționa sau beneficia de produse și servicii în cadrul sau legătură cu Evenimentul care sunt oferite de alți Parteneri, și nu de către Organizator. În astfel de cazuri, contractul este încheiat direct între Participant și Partenerul Organizatorului, iar drepturile și obligațiile decurgând din relația juridică se aplică exclusiv dintre aceștia.
Participanții confirmă în mod expres că nu pot ridica nicio pretenție împotriva Organizatorul în legătură cu produsele și serviciile respective. Organizatorul declară, de asemenea, că nu răspunde în niciun fel în legătură cu produsele și serviciile furnizate de Partenerii Organizatorului, Sponsori, alte terte parti. Participanții pot utiliza serviciile și produsele furnizate de partenerii contractuali ai Organizatorului exclusiv pe riscul propriu. Organizatorul nu își asumă nicio răspundere pentru prejudiciile ce decurg din sau sunt suferite în legătură cu cumpărarea sau utilizarea unor servicii și produse furnizate de partenerii sai contractuali prezenți în Locație.
Având în vedere că nu există o relație contractuală între Organizator și un participant neautorizat, Organizatorul exclude în mod explicit orice răspundere față de participantul neautorizat și pentru toate pretențiile pe care le poate ridica un consumator.
Participanții sunt pe deplin răspunzători, atât în baza dreptului civil, cât și a dreptului penal, pentru orice prejudiciu pe care l-au cauzat Organizatorul, partenerilor acestuia și altor vizitatori și terți în cadrul Evenimentului sau în legătură cu Evenimentul.
Organizatorul nu răspunde de activitățile sau omisiunile ilicite ale oricărui Participant sau terț. În cazul în care un vizitator, Participant, terț produce un prejudiciu, de orice natură, unui alt vizitator, participant sau Terț, acesta din urmă trebuie să se îndrepte cu orice fel de acțiune împotriva persoanei culpabile, pentru repararea prejudiciului, iar nu împotriva Organizatorul.
Organizatorul nu va avea nicio responsabilitate, de nicio natură, pentru orice fel de prejudiciu (direct sau indirect) ce rezultă din utilizarea sau din incapacitatea de utilizare a informației prezentate pe Site în legătură cu Evenimentul.
În cazul anulării Evenimentului din motive ce țin de culpa exclusivă a Organizatorului, prețul biletelor plătit se va rambursa în termen de 90 de zile de la data la care s-a anunțat anularea.
Contravaloarea biletelor achiziționate nu va fi restituită în situația anulării Evenimentului de către Organizator dîn cauze care intră sub incidența forței majore sau a cazului fortuit. Prin forță majoră sau caz fortuit se înțelege orice eveniment extern și imprevizibil cum ar fi, dar fără a ne limita la: furtuni, amenințări sau risc de atac terorist, acte ale autorităților publice, fie legitime sau nu, epidemii, pandemic, accident, explozii, incendii, inundații, ploi torențiale, cutremur, conflicte sociale, scurtcircuit major, risc ridicat de afectare a sănătății sau orice alte cazuri care nu pot fi prevăzute sau înlăturate prin diligență și prudență de către Organizator.
Datele de desfășurare ale Evenimentului pot fi modificate unilateral de Organizator în caz de forță majoră sau caz fortuit fără nicio obligație de rambursare a prețului biletelor către Cumpărător.
DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ
Tot ceea ce este postat pe Site-ul Evenimentului precum și în Locație, cum ar fi, însă fără a se limita la, imagini, texte, elemente de grafică, simboluri, logo-uri, baze de date etc. este proprietatea Organizatorul şi/sau a partenerilor contractuali ai acestuia, sponsori, expozanti, alte terțe entități autorizate de Organizator. Toate acestea cad sub incidența legislației în materie de proprietate intelectuală.
Participanții nu pot utiliza, copia, distribui, publica sau incorpora în alte documente sau materiale astfel de marcaje/informații sub nicio formă, în special în scopul obținerii de venituri, fără permisiunea prealabilă scrisă și expresă a Organizatorul sau a titularilor drepturilor asupra acestora.
LITIGII
Eventualele dispute apărute între Organizator și Participanții se vor rezolva pe cale amiabila sau în cazul în care aceasta nu va fi posibila, litigiile vor fi solutionate de instantele judecatoresti romane competente.
Eventualele reclamații legate de derularea Evenimentului se vor putea trimite la adresa de email: contact@bucharestgamingweek.ro