REGULAMENTUL OFICIAL AL COMPETIȚIEI TREASURE HUNT BGW BUCHAREST GAMING WEEK 2025

PREAMBUL

Prezentul regulament (denumit în cele ce urmează “Regulamentul”) reglementează și informează participanții la Bucharest Gaming Week (editia 2025) – BGW cu privire la desfășurarea jocului-concurs Treasure Hunt BGW, modalitatea de acumulare a punctelor și de acordare a premiilor.

Treasure Hunt BGW, denumit în continuare Concursul sau Competiția se adresează participanților la BGW 2025 și presupune instalarea Aplicației Bucharest Gaming Week a căror termeni și condiții și politica de confidențialitate pot fi consultate în Aplicatie și https://www.bucharestgamingweek.ro/app/tc. Aceste documente completează prezentul Regulament și fac parte integrantă din acesta.

PREVEDERI GENERALE

Concursul se va derula potrivit prevederilor prezentului Regulament, obligatoriu pentru toti participanții. Regulamentul este disponibil pe site-ul www.bucharestgamingweek.ro

Prin participarea la acest Concurs, fiecare participant declară ca este de acord cu și va respecta termenii și condițiile desfășurării acestuia prezentate în prezentul Regulament. Nerespectarea de către participanți a condițiilor prevăzute în Regulament poate conduce la descalificarea/eliminarea din Concurs sau la posibilitatea acordarii premiului/premiilor câștigate.

Participarea la Concurs implică totodată cunoașterea și acceptarea integrală, expresă și neechivocă de către participanți a prezentului Regulament.

CE ESTE TREASURE HUNT BGW

Treasure Hunt este un joc de tip “acumuleaza puncte îndeplinind diferite misiuni”, bazat pe scanarea de coduri QR cu ajutorul Aplicației;
Puteți participa la acest joc doar descarcand Aplicația Bucharest Gaming Week din App Store sau Google Play
Aplicația este pusă la dispoziția Participanților în mod gratuit. De asemenea, nu se percepe nicio taxă de participare;
Pentru a acumula puncte, Utilizatorii (sau Participanții) trebuie sa performeze anumite acțiuni descrise în Aplicație (ex: Vizitează scena Bucharest Gaming Week și scanează codul QR);
Pentru a putea câștiga premiile oferite în cadrul Concursului este necesară participarea la evenimentul Bucharest Gaming Week Main Event (11-12 octombrie, 2025, Romexpo, Pavilion Central)
Concursul se adresează persoanelor cu vârsta de peste 14 ani; Participarea minorilor este permisă doar cu acordul reprezentantului legal (părinte sau tutore).

ORGANIZATORI

Organizatorii concursului sunt Asociația Gaming Week, persoana juridică româna fără scop patrimonial, cu sediul central în București, Str. Gheorghe Lazar 21, Sector 1, România, înregistrată în Registrul Special al Asociatiilor și Fundatilor ținut de Judecătoria Sectorului 1 București sub nr. 134 din 30.10.2018, CUI 40131129, împreună cu partenerii (co-organizatorii) evenimentului Bucharest Gaming Week 2023: Public Relations People SRL, Daescu Bortun Olteanu SRL, Level Up Gaming SRL și 360 Revolution.

DURATA CONCURSULUI

Treasure Hunt-ul va fi disponibil începând cu data de 20 septembrie 2025, ora 10:00 și se va încheia în data de 12 octombrie 2025 la ora 19:00.

MECANISMUL CONCURSULUI

Cum se joacă?

Pentru a putea participa în Treasure Hunt BGW trebuie să descarci Aplicația “Bucharest Gaming Week” din App Store sau Google Play;
Odată descărcată Aplicația, utilizatorul trebuie sa își creeze un cont din secțiunea “Profil” completând toate cele 6 căsuțe;
Completarea corectă și completă a profilului sunt necesare pentru identificarea și contactarea Participantului, în cazul în care este câstigătorul unui premiu. În cazul în care premiul nu poate fi acordat ca urmare a furnizării unor date de contact incomplete sau incorecte, Organizatorii nu vor avea nicio răspundere cu privire la neacordarea premiului, iar acesta va putea fi oferit următorului participant care îndeplinește condițiile de acordare;
Accesarea concursului se face în secțiunea “Treasure Hunt” din Aplicație;
Utilizatorul trebuie sa verifice secțiunea “Misiuni” și să parcurgă cerințele afișate pentru a acumula puncte;
Misiunile sunt de 3 feluri:

○ Completează profilul și câștigă puncte,

○ Vizitează link-ul și câștigă puncte,

○ Scanează codul QR și câștigă puncte.

Fiecare misiune oferă un anumit număr de puncte, mai exact 100, 500 sau 1000.
Utilizatorul trebuie să acumuleze cât mai multe puncte pentru a debloca premiile afișate în secțiunea “Recompense”.
Odată atins pragul premiului respectiv, utilizatorul trebuie apase butonul de revendicare (claim) și apoi să se ducă la Info Point-ul evenimentului BGW și să ridice premiul. Premiile sunt oferite după regula “primul venit, primul servit”.
În momentul în care un premiu este revendicat și ridicat de către utilizator, acestuia i se reduce numărul de puncte aferente premiului; Utilizatorul poate continua concursul și poate reacumula puncte pentru a obține un nou premiu;
Fiecare Premiu conține informațiile necesare pentru a intra în posesia acestuia, fie ca este în forma digitală (cod digital) sau în formă fizică (premiu care se poate ridica DOAR de la Info Point-ul evenimentului);
Informații complete despre cum poți participa în Treasure Hunt puteți găsi în secțiunea “Cum se joacă” din Aplicație;

Recompense

Recompensele se pot obține acumuland puncte în urma completării misiunilor;
Recompensele pot fi deblocate la anumite praguri de puncte și au diferite premii, utilizatorul pierzând punctele aferente premiului revendicat;
Numărul de puncte necesar pentru deblocarea unui prag este afișat în secțiunea “RECOMPENSE” din Aplicație;
Premiile aferente diferitelor praguri sunt în număr limitat, sunt afișate în secțiunea RECOMPENSE din Aplicație și sunt oferite după principiul „primul venit, primul servit„;

Premiile

Premiile sunt de două feluri: digitale și fizice (materiale).

○ Premiile digitale sunt trimise automat în sectiunea “PREMIILE MELE” și pot fi folosite urmărind instrucțiunile afișate în dreptul fiecăruia;

○ Premiile fizice se pot obține DOAR în cadrul evenimentului Bucharest Gaming Week Main Event care are loc între 11 și 12 octombrie 2025 la Romexpo, Pavilionul Central.

○ Premiile fizice se ridica doar de la Info Point-ul evenimentului prezentând Aplicația pentru validare;

○ Premiul va fi oferit persoanei care ajunge la Info Point și demonstrează că are punctele necesare pentru a-l revendica. În cazul în care persoana respectivă se prezintă la Info point, dar nu are punctele necesare, persoana în cauza nu este luată în considerare pentru revendicarea premiului;

○ Toate premiile cu o valoare mai mare de 100 LEI se vor preda doar în baza unui proces verbal și a unui act de identitate;

○ În cazul în care câștigătorul unui premiu cu o valoare mai mare de 600 lei (pentru care Organizatorii vor trebui sa declare si să plătească impozitului prevăzut de lege pentru veniturile din premii), este minor, pentru ridicarea premiului este obligatoriu ca acesta sa fie însoțit de o persoană adultă (părinte sau tutore);

○ Premiile cu o valoare mai mare de 600 lei sunt supuse impozitării conform legislației în vigoare. Organizatorii se obligă să calculeze, să rețină, să vireze și să plătească impozitul final datorat pentru veniturile obținute de câștigător, în conformitate cu legislația fiscală Aplicabilă, câștigătorii neavând nicio obligație în acest sens.

TOMBOLA BUCHAREST GAMING WEEK

Fiecare participant în concursul Treasure Hunt care atinge 10.000 de puncte este automat înscris în Tombola Bucharest Gaming Week
Înscrierea în tombolă se va încheia în data de 12 octombrie, la ora 18:00, iar fiecare utilizator al aplicației care a atins 10.000 puncte va avea șansa să câștige premiile puse în joc;
Extragerea câștigătorilor se va face în direct, pe scena Bucharest Gaming Week, la evenimentul desfășurat la Palatul Parlamentului, duminică, 12 octombrie, începând cu ora 18:30.
Câștigătorii tombolei vor fi contactați de către organizatori pentru a intra în posesia premiilor
Câștigătorii tombolei trebuie să prezinte aplicația pentru a dovedi participarea la concurs, dar și un act de identitate pentru a se face predarea premiului;

ÎNTRERUPEREA/SUSPENDAREA CONCURSULUI

Concursul poate înceta sau poate fi suspendat de Organizatori în cazul producerii unui eveniment ce constituie forță majoră ori în cazul intervenirii oricărei situații ce poate periclita desfășurarea Concursului, inclusiv în cazul apariției imposibilității, independent de voința Organizatorului, de a asigura continuarea Concursului în cele mai bune condiții;

Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica/completa sau schimba oricând unilateral Regulamentul, având inclusiv dreptul de a suspenda / înceta oricând desfășurarea Concursului, cu condiția înștiințării prealabile a participantilor prin publicarea unui anunț pe site-ul www.bucharestgamingweek.ro

Modificările aduse Regulamentului vor intra în vigoare imediat după publicare.

PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal ale Participanților la Concurs vor fi furnizate direct de aceștia, prin crearea contului în Aplicația Bucharest Gaming Week și prin transmiterea lor către Organizatori în vederea îndeplinirii formalităților de înmânare a premiilor (doar pentru câștigători) și vor fi prelucrate în conformitate cu Politicii de confidențialitate a Aplicației Bucharest Gaming Week și poate fi consultată în intregime aici https://www.bucharestgamingweek.ro/app/gdpr

Participanții declară că își exprimă în mod expres acordul ca datele personale furnizate în cadrul Concursului/ Aplicației, să fie prelucrate de Organizator, în scopul desfășurării prezentei competiții și acordarii premiilor câștigate, în conformitate cu prevederile legii, în principal, în scopul:

înregistrării în Aplicatie și creării contului;
desfășurării Concursului;
în vederea desemnării câștigătorului, identificarii lui pe baza informațiilor furnizate în Aplicație și a contactării lui, în vederea realizării demersurilor necesare acordării premiului și îndeplinirii obligatiilor prevăzute de lege;
De asemenea, utilizatorii își dau acordul să primească materiale informative de timp e-mail sau sms, despre evenimentul Bucharest Gaming Week și a concursului de Treasure Hunt prin mijloacele de comunicare furnizate în profilul Aplicației (email, telefon, etc), utilizatorul având dreptul să se dezaboneze de la aceste tipuri de informare.

Suplimentar față de datele personale furnizate în cadrul Aplicației, participanții câștigători sunt de acord sa furnizeze și datele cuprinse în cartea de identitate, în vederea îndeplinirii obligatiilor de înmânare a premiului și a celor fiscale. Prelucrarea acestor date se va face conform prezentului Regulament și Politicii de confidențialitate a Aplicației Bucharest Gaming Week

Organizatorul se obligă să prelucreze datele furnizate în scopul prevăzut în prezentul Regulament Oficial și cu respectarea prevederilor GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679, denumit în continuare Regulament)

Participanților la concurs le sunt garantate drepturile prevăzute de lege privind protecția datelor cu caracter personal. În calitate de persoană vizată, participantul care a furnizat datele sale cu caracter personal poate contacta Organizatorul, în vederea exercitării drepturilor sale prevăzute de lege, potrivit informațiilor din Politica de confidențialitate aplicată de Aplicația Bucharest Gaming Week.

În calitate de persoana vizată, în conformitate cu prevederile Regulamentului, drepturile pe care le aveți sunt următoarele:

(1) Dreptul de a fi informat – Aveți dreptul să accesați informațiile dvs. prin formularea unei cereri la adresa de e-mail a Operatorului dacă doriți să accesați informațiile personale pe care Operatorul le deține în legătură cu dvs. (dreptul de acces, articolul 15 din Regulament);

(2) Dreptul la rectificare – Dacă informațiile pe care Operatorul le deține despre dvs. sunt inexacte sau nu sunt complete, aveți dreptul să cereți corectarea acestora. Dacă aceste date au fost transmise unei terțe părți cu consimțământul dvs. sau din motive legale, atunci Operatorul va trebui să le solicite și acestora rectificarea datelor (dreptul de acces, art. 16 din Regulament);

(3) Dreptul la ştergere – Operatorul urmărește să prelucreze și să păstreze datele dvs. doar atât timp cât acest lucru este necesar. În condițiile legii, aveți dreptul de a solicita Operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal pe care le deține. În cazul în care considerați Operatorul păstrează datele mai mult decât este necesar, contactaţi Operatorul pentru a verifica dacă a încetat contractul dvs. Dacă acesta a încetat, este posibil ca în continuare să existe temeiuri legale pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal (dreptul de ștergere, articolul 17 din Regulament).

(4) Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor – În anumite circumstanţe aveți dreptul să solicitați Operatorului să restricționeze modul în care sunt procesate datele dvs. Acest lucru înseamnă că Operatorului i se permite să stocheze datele, dar să nu le prelucreze în continuare (dreptul la restricționare a procesării, articolul 18 din Regulament),

(5) Dreptul la portabilitatea datelor – Potrivit Regulamentului aveţi dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care le-aţi furnizat operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și aveţi dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea operatorului căruia i-au fost furnizate datele cu caracter personal, în cazul în care:

prelucrarea se bazează pe consimțământ în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (a) sau al articolului 9 alineatul (2) litera (a) sau pe un contract în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (b);
prelucrarea este efectuată prin mijloace automate (dreptul la portabilitatea datelor, articolul 20 din Regulament).

(6) Dreptul la opoziţie – În orice moment, aveţi dreptul de a vă opune, conform art. 21 din Regulament, prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) sau al articolului 6 alineatul (1) a datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții. În acest caz Operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care operatorul demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră.

(7) Dreptul de a retrage consimţământul – Dacă v-ați dat consimțământul pentru procesarea datelor dvs., dar vă răzgândiți mai târziu, aveți dreptul să vă retrageți consimțământul în orice moment și Operatorul trebuie să oprească prelucrarea datelor (dreptul de retragere a consimțământului, articolul 7 din Regulament).

(8) Dreptul de a adresa o plângere autorității de supraveghere – În situaţia în care apreciaţi că Operatorul nu a răspuns solicitării dvs. de a rezolva o problemă specifică, aveţi dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. (dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, articolul 77 din Regulament).

DISPOZIȚII FINALE

Eventualele litigii apărute între Organizatori și participanții la concurs se vor rezolva pe cale amiabilă.

Organizatorii nu își asumă nicio răspundere în cazul în care îi sunt comunicate informații false sau eronate de către Participant/Utilizator;

Organizatorii nu își asumă nicio răspundere pentru eventuale disfuncționalități în derularea concursului ca urmare a acțiunilor unor unor terți.

Organizatorii ȋși rezervă dreptul de a modifica sau schimba prezentul Regulament, urmând ca astfel de modificări să intre ȋn vigoare numai după anunțarea ȋn mod public a modificărilor respective prin intermediul acelorași canale de comunicare prin care Regulamentul a fost făcut public anterior.

CONTACT

Pentru mai multe informații referitoare la concurs, puteți să ne scrieți pe adresa de e-mail: contact@bucharestgamingweek.ro.